Gestionar el tiempo con la matriz Eisenhower

Dwight D. Eisenhower fue el presidente número 34 de los Estados Unidos, era tan respetado en su país que fue declarado en doce ocasiones, por la empresa Gallup, como el «hombre más admirado». Su fama de eficiente se construyó a la luz de varios logros en el campo militar y político. La matriz que lleva su nombre nos deja una herramienta práctica para ser más eficientes en la gestión del tiempo.

Gestión del tiempo

Podríamos decir que vivimos en la época del “no tengo tiempo”. Hagamos un mea culpa y recordemos cuántas veces le hemos dicho a nuestros hijos que estamos muy ocupados, cuántas veces hemos cancelado reuniones importantes con la misma excusa; cuántas conversaciones, experiencias y aprendizajes, han quedado en el olvido, por la misma razón: nunca tenemos tiempo.

Muchas veces se toma esta frase como cliché para expresar una creencia perniciosa: estamos ocupados, por lo tanto, somos exitosos; lo cual, no es totalmente cierto. La verdad es que la eficacia es el uso optimo de los recursos y en cada actividad como ejecutivo, emprendedor o incluso, en nuestro rol personal o familiar, gestionar el tiempo se convierte en un imperativo. Todos sabemos que es el recurso más escaso. No existe forma de conseguir más.

Es que todos asignamos tiempo de acuerdo con nuestra propia escala de valores, de acuerdo con las prioridades personales. Solo fíjese en el tiempo que dedica, por ejemplo, a revisar las redes sociales, ¿de verdad no tiene tiempo? o ¿es más probable que mirar redes sociales sea más placentero que terminar ese informe que tiene que entregar pronto? En un mundo con tasas de productividad tan altas, con tecnología que nos ha librado de tareas que antes las hacíamos de forma manual, lo lógico sería que tengamos más tiempo disponible o, por lo menos, un mejor control de ese tiempo. Pero no, estamos más ocupados que nunca.

Por cierto, no estamos tratando de crear un juicio de valor sobre el uso de redes sociales, solo pretendemos una toma de consciencia sobre el uso de este recurso escaso: tenemos tiempo y ese tiempo lo asignamos a lo que consideramos prioritario ese momento.

La matriz Eisenhower

El general y ex presidente de Estados Unidos desarrolló un método de gestión del tiempo. El fundamento es que tenemos una lista diaria de tareas por realizar. Esa lista se puede priorizar de forma consciente utilizando dos categorías: importancia y urgencia.

Es decir, en esta matriz podemos colocar las tareas más importantes y urgentes de nuestra jornada de acuerdo con nuestra propia valoración. Primero realizarás aquellas tareas que son importantes y urgentes, y luego le dedicarás tiempo a aquellos proyectos que son importantes, pero menos urgentes. Con respecto a las tareas catalogadas como menos importantes, la matriz Eisenhower señala que estas deberán delegarse o incluso podrían llegar a descartarse. Estos son los cuatro cuadrantes que componen la matriz:

• Importante y urgente: estas tareas tienen la prioridad más alta y deben completarse inmediatamente.

• Importante, pero no urgente: estas tareas también deben realizarse, sin embargo, es posible posponer el momento en el que se llevarán a cabo.

• Urgente, pero no importante: estas tareas deben completarse a tiempo. Sin embargo, su importancia es menor, por lo que Eisenhower recomienda delegar estas tareas en la medida de lo posible.

• Ni importante ni urgente: estas tareas se encuentran al final de la lista de prioridades, porque no son relevantes o porque su importancia, para el logro de los objetivos marcados, es menor y, en consecuencia, no necesitan completarse con especial urgencia. Si se dispone de poco tiempo, estas tareas a menudo pueden permanecer inacabadas.

La aplicación es bastante sencilla, puedes utilizar el modelo que acompaña este artículo. Haz una lista de las tareas que tienes durante esta semana, las más importantes. Luego, coloca en la matriz de tal forma que te permita clasificar cada una dentro de cualquiera de los cuatro cuadrantes. Al final tendrás un mapa claro de qué hacer con cada tarea.

Para cerrar, te recordamos que esta es una herramienta, es decir es un medio, el fin es mejorar los hábitos y consciencia sobre la gestión del tiempo.